Что такое ОФД?
Федеральный закон устанавливает, что предприниматели и ЮЛ обязаны отправлять в налоговую службу всю накопленную информацию о чеках через ОФД. Рассмотрим, что такое ОФД, функции, возможности и обязанности. Как с ним правильно работать, как выбрать, зарегистрироваться, следить за работой кассы.
Что такое ОФД и его назначение
ОФД или как расшифровывается эта аббревиатура - оператор фискальных данных – организация, выполняющая посреднические функции между пользователями онлайн-кассы и ФНС. Организация уполномочена подавать в федеральную налоговую службу сведения о финансовых расчетах, о каждом чеке, пробитом на кассе.
ОФД создан для того, чтобы данные поступали в налоговую вовремя, в идеале это происходит сразу же после того, как чек был пробит. Если подключения в данный момент нет, то информацию передают на протяжении месяца с минуты оплаты. Компания-посредник передает данные обо всех чеках без исключения. Для передачи используется фискальный накопитель, устройство сохраняет, шифрует и подает информацию в ОФД. Чеки, распечатанные без фискального накопителя, действительными не признаются. Данные остаются в сохранности в устройстве на протяжении 5 лет и не подлежат корректировке.
Как выбрать ОФД
Работа операторов осуществляется по публичной оферте, договор заключается после оплаты услуг. По федеральному закону заключение договора возможно только с тем ОФД, который находится в специальном реестре ФНС. Список находится на сайте службы и может меняться. Каждый оператор определяет свои тарифы на услуги. Для заключения договора и регистрации кассы, будет нужна электронная подпись. После этого можно на свое усмотрение выбрать оператора.
Из чего выбирать
Стоимость услуг у операторов разная, но отличается незначительно. Тарифный план охватывает различный период времени: на год, месяц и даже день. Выбирать тарифы с коротким периодом выгодно тем, кто ведет сезонный бизнес. Цена будет уменьшаться по мере возрастания длительности периода пользования. Многие операторы предоставляют клиентам неоплачиваемый период обычно от 1 дня до месяца. После пробного периода можно подключиться на платной основе или отменить договор и сменить оператора.
Как правильно выбрать
Среди наименований оператора фискальных данных нередко встречаются те, что кроме обязательного пакета услуг оказывают и дополнительные. Сервис предоставляет возможность видеть в личном кабинете статистику продаж, формировать отчеты в Excel. Пользователи могут получать на телефон уведомления о работе кассы, могут изменить вид чека, придать ему отличительные черты бренда. Есть возможность автоматического подключения кассовых аппаратов к ФНС. На сервисах работает круглосуточная техподдержка.
Порядок подключения
Сначала нужно пройти регистрацию на сайте выбранного ОФД. Регистрация и вход в аккаунт производится по e-mail. Прочитать договор и принять его условия. Зарегистрировать накопитель и кассу на сайте налоговой, или у оператора в личном кабинете, сделать это можно с помощью электронной подписи. Указать реквизиты кассового аппарата. После этого нужно оплатить услугу, сделать это можно картой или оплатить выставленный счет.
Затем нужно настроить кассовый аппарат в соответствии с конкретной моделью, получить регистрационную карточку, провести операцию «Регистрация ККТ» или «Перерегистрация ККТ». Подключение будет завершено. После этого информация о чеках и функционировании кассы будет отображаться в личном кабинете.
Заключение договора
Закон 54-ФЗ - нормативный акт, что регулирует работу онлайн-касс. Договор обязателен для всех организаций и ИП, использующие у себя кассы. Заключают договор в электронном виде, с применением электронной подписи. Если ее нет, то пройти регистрацию на сайте и заключить договор можно через компанию партнера выбранного Вами ОФД.
Стоимость подключения
Операторы предлагают разные тарифы, с разным периодом действия: например, на 1, 3, 6, 12, 15, 36 месяцев. Стоимость устанавливается фиксированная, чем длительнее период, тем цена тарифа (из расчета на 1мес.) ниже. Покупая тариф на год и более, можно сэкономить. Рассчитать стоимость можно в онлайн-калькуляторе, пополнить баланс на достаточную сумму, чтобы уплатить счет. В личном кабинете можно продлить обслуживание кассы, баланс должен быть пополнен.
Наказание за нарушение 54-ФЗ
Предпринимателей, которые не будут использовать ККТ, будут штрафовать. Размер штрафа зависит от суммы, которую внесли без применения аппарата, но не менее 10 тысяч для должностных лиц и 30 тысяч – для юридических. Если сумма операций, проведенных без ККТ, будет превышать 1 миллион, то деятельность такого предпринимателя может быть приостановлена на 3 месяца. Если документы не будут предоставлены или предоставлены не в срок, за нарушение предусматривается штраф на сумму 5-10 тысяч руб. Если кассир не выдал чек покупателю, он может быть оштрафован на 10 тысяч руб.
Для чего клиенту необходим электронный чек
Электронные чеки нужны для соблюдения норм закона. Они имеют одинаковую силу с бумажными, содержат одинаковую информацию. Чек в электронном виде может быть выдан покупателю при оплате товара или услуги. Такие чеки выдаются интернет-магазинами по причине того, что выдать бумажную версию они не могут. Электронный чек перед бумажным имеет такие преимущества: его легче хранить, он всегда доступен на смартфоне, не теряется, не выцветает.
Какие проблемы могут появиться с ОФД в онлайн-кассах
Данные c онлайн касс могут не передаваться в ОФД по различным причинам. Сбои могут возникать по причинам отсутствия связи с сетью интернет, «слетевших» настроек ККТ или временных работах на сайте оператора.
Нет передачи данных оператору
Данные не передаются ОФД из-за неисправности или неправильной настройки кассового аппарата. Не работать может фискальный накопитель или модуль связи. У фискального накопителя есть срок годности, после чего его нужно заменять. Нельзя работать с неисправной кассой, для ремонта нужно обратиться в сервисный центр. Если касса ремонту не подлежит, поставить новую или заменить старый фискальный накопитель.
Информация может не передаваться из-за отсутствия связи с сервером, сетевых проблем, неправильной настройки подключения, неполадок роутера. Пока нет соединения, работать с кассой можно, информация сохраняется на накопителе. Устройство отправит их, когда соединение возобновится. Если передачи данных от кассы не будет в течение 30 дней от даты первого документа, который не был отправлен, ее работа будет заблокирована.
Время ожидания превышено
Проблемы могут возникнуть и на стороне сервера ОФД, об этом можно узнать по надписи на чеке: « ОФД не отвечает». В этом случае нужно поставить в известность оператора, чтобы он разобрался в проблеме. Если с сервером все в порядке, следует проверить настройки соединения и перезагрузить устройство.
Покупателю не приходит СМС
СМС с чеком может не прийти, если в номере телефона или в е-mail допущена ошибка. Он остается в личном кабинете клиента, откуда его можно отправить на верный адрес. Чек может не быть отправленным в ОФД, если он не отмечен в кабинете как отправленный документ, то следует проверить соединение с интернетом на кассе. Сбой доставки может быть по вине сотового оператора, в этом случае смс придет сразу же, как связь восстановится.
Как зарегистрировать кассовую технику в ИФНС
Зарегистрировать или перерегистрировать ККТ в ФНС организациям и ИП нужно в соответствии с тем же законом №54. Документы можно загрузить на сайт или подать в налоговую как раньше - в бумажном варианте. Поставить аппарат на учет можно бесплатно, оплачивать нужно только услуги посредника, например, того же ОФД.
Регистрация онлайн проходит в личном кабинете налогоплательщика на nalog.gov.ru. Надо выбрать ОФД заранее, при регистрации его нужно указывать. На первом этапе нужно подать заявление на регистрацию кассового аппарата и получение его регистрационного номера. В личном кабинете в разделе «Зарегистрировать ККТ» нужно заполнить все параметры, указать адрес места установки ККТ, название компании.
Указать производственный номер и модель аппарата (можно увидеть на корпусе или в техпаспорте), выбранный ОФД, режим работы кассы. А также модель накопителя. Затем нужно подписать и отправить документ, нажав на кнопку с таким названием. После обработки заявления в ФНС, в личном кабинете появится статус о присвоении аппарату регистрационного номера.
Что нужно, чтобы стать оператором
ОФД может быть юридическое лицо с регистрацией на территории России. Для этого ему нужно иметь собственное или арендованное оборудование для обрабатывания фискальных документов. Получить лицензию по оказанию услуг связи и защите информации. Юридическое лицо должно проверить ФСБ, у него должно быть заключение о соответствии требованиям технических средств. Также необходимо разрешение ФНС на обрабатывание фискальных данных.
Технические требования
ОФД должны обрабатывать сведения, которые поступили от зарегистрированной ККТ, даже если они зашифрованы. Направлять на технику подтверждение о том, что данные получены. Исполнять Протоколы информационного обмена между кассовой техникой и базой ОФД, сервером ФНС.
Условия работы
Оплата услуг ОФД должна происходить через банк по счету, банковской картой, через электронные кошельки, то есть должны быть предусмотрены разные способы оплаты. Также продлить ОФД можно через компанию партнера. После оплаты все сервисы должны быть доступны клиенту сразу, должен быть доступ ко всем действиям с ККТ, начиная с регистрации. Оператор должен предоставить клиентам несколько тарифных планов, среди них должны быть и такие, которые могут выбрать сезонные предприниматели.
Почему нужно передавать данные онлайн
Зачем нужен ОФД: по закону фискальная отчетность в налоговую должна передаваться только через ОФД. Так как кассы подключены постоянно к интернету, все без исключения данные тут же передаются в налоговую службу автоматически, а не самостоятельно продавцом, как это было раньше. ОФД передает полученную от клиента информацию точно, безопасно, она защищена от кражи и случайных видоизменений. Все данные передаются по специальному протоколу. За правдивость данных, передаваемых налоговой, отвечает собственник кассы. Как только они окажутся у ОФД, ответственность за передачу и сохранность несет оператор.
Раньше, до введения реформы, информация хранилась у предпринимателя на фискальном чипе. ФНС только после проверки могла выяснить, что происходило на кассе. По новым правилам, служба может в онлайн режиме следить за тем, как работают кассы по всей территории РФ. На этом основании можно сделать выводы, нужно ли осуществлять проверку или нет.
Что происходит с информацией в ОФД?
Оператор получает, обрабатывает и подает данные о кассовых операциях, сохраняет их в неизменном виде. Информация систематизируется, записывается и накапливается. У оператора проверяется ее подлинность, извлекается и пересылается в налоговую по ее запросу. Покупатель имеет возможность контролировать чек на сайте организации.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Чтобы разобраться в теме, достаточно знать ответы на распространенные вопросы.
Необходимость ОФД
Он выполняет посредническую функцию между предпринимателем, использующим кассовый аппарат и ФНС. По закону ФЗ-54, чеки должны быть переданы мгновенно или в течение 3 дней, если произошли какие-то проблемы со связью. ОФД получает информацию от клиента и передает ее налоговой. В его функции и всходит и сохранение информации в течение 5 лет. Так как данные прозрачны, ФНС может боле эффективно контролировать работу предпринимателей, а они сами упростить работу по составлению и передаче отчетности.
Кому разрешено работать без ОФД?
Без онлайн-касс, с разрешения законного постановления, могут работать те, кто ведет бизнес в удаленных регионах, в которых связь нестабильна или ее нет. Без посредничества ОФД могут обходиться кредитные организации и банки, юридические лица и ИП, использующие торговые автоматы, работающие без электроэнергии, при применении безналичного расчета, а также самозанятые.
Как подключиться к ОФД?
Сначала надо выбрать оператора, что можно сделать из списка, одобренного ФНС. На сайте выбранного оператора пройти регистрацию, в личном кабинете можно затем зарегистрировать кассу, следить за всем, что происходит с чеками.
Стоимость работы с ОФД
Каждый оператор определяет тарифы, которые клиент выбирает добровольно. Это фиксированная плата за пользованием услугой в течение определенного времени. Чем дольше период, тем меньше его стоимость (из расчета стоимости за 1мес.), поэтому приобретать тарифы на год и больше и удобно и выгодно.
Как узнать, с каким ОФД уже есть договор?
Это можно сделать в личном кабинете налогоплательщика, которому принадлежит ККТ. В разделе «мои кассы» выбрать интересующий нас аппарат по его серийному номеру или адресу установки. Сведения о подключенном ОФД будут указаны в карточке регистрации ККТ.
Применять кассы с работой онлайн, по законодательству обязаны все ИП и ЮЛ, которые продают товары или оказывают услуги населению, при оплате которых используется ККТ. Роль посредника между налогоплательщиком и налоговой выполняет ОФД. Операторы получают и передают данные, обеспечивают их защиту и конфиденциальность. А также хранят все чеки и другую отчетность в течение 5 лет.
Пользоваться ОФД предпринимателю удобно. Не нужно посещать налоговую, создавать отчет самостоятельно. Вся информация передается мгновенно, как только чек будет сформирован. Это обеспечивает сохранность и систематизацию данных. Следить за работой кассы удобно в реальном времени в личном кабинете, отправлять эл. чеки покупателям, регистрировать и перерегистрировать кассу, формировать отчеты. ОФД предприниматель может выбрать сам, изменить его по желанию. Список аккредитованных операторов предоставлен на сайте налоговой службы.